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發布時間：2023-10-19 10:11
項目管理的最大優勢在于，它可以讓你計劃、管理和執行團隊的所有工作。這通常是可能的。但有時，新的項目成員或高級利益相關者想要簡化的項目視圖。相反，你需要一種簡潔的方式來傳達項目的要點--同時又不失清晰度。相反，你需要一種簡潔的方式來傳達項目的要點--同時又不失去讀者的注意力。
如果您以前從未撰寫過摘要，本文將告訴您有關計劃、撰寫和分享摘要的所有知識。如果您以前從未撰寫過executive summary，本文將告訴您有關計劃、撰寫和與團隊分享總結的一切必要知識。
摘要是對文件的概述。摘要的長度和范圍因所概述的文件而異，但總的來說，摘要是對文件的概述。摘要的長度和范圍因其概述的文件而異，但一般來說，摘要的長度可以在一到兩頁之間。文件應包含讀者和主要利益相關者需要了解的所有信息。
可以這樣想： 如果高層利益相關者只需閱讀內容提要，他們就能獲得成功所需的全部信息嗎?如果是這樣，那么內容提要就達到了目的。
一般來說，內容提要包括四個部分：以文件要解決的問題或需求開頭;提出建議的解決方案:解釋解決方案的價值:最后總結工作的意義。
在項目管理中，執行摘要是為跨職能合作者、團隊領導和項目利益相關者提供清晰信息的一種方式。對于沒有時間或不需要深入了解項目所有細節的團隊成員來說，可以將其視為項目摘要。
項目管理摘要與更傳統的商業計劃摘要的主要區別在于，前者應在項目開始時編寫，而后者應在商業計劃編寫完成后編寫。 例如，如果您要編寫環境研究摘要，您應在研究完成后編寫一份關于研究結果和發現的報告。另一方面，在撰寫項目管理摘要時，您應說明項目旨在實現哪些目標，以及這些目標為何重要。
項目管理總結同樣由四個部分組成：
1.從項目要解決的問題或需求開始。為什么要開展該項目?洞察力、客戶反饋、產品路線圖或其他需求是什么?
2.描述建議的解決方案或項目目標。該項目將如何解決您在第一部分中發現的問題?項目的目的和目標是什么?
3.解釋解決方案的價值。項目完成后會發生什么?它將如何改善和解決你在第一部分中發現的問題?
4.最后談談工作的重要性。這是另一個重申問題為何重要和項目為何重要的機會。還可以提及目標群體以及您的解決方案將如何解決他們的問題。最后，寫上重要的后續行動。
如果您以前從未撰寫過總結，您可能會想知道總結與項目管理的其他要素之間的關系。點擊此處了解如何評估總結：
每個摘要都有四個部分。請按照此模板撰寫一份出色的摘要。寫完摘要后，請再次閱讀，確保它包含了利益相關者需要了解的所有重要信息。
1.從項目解決的問題或需求開始
在內容提要的開頭，解釋本文檔(及其所代表的項目)為何重要。花時間描述問題，包括您收集的任何研究或客戶反饋。明確說明該問題的重要性和與客戶的相關性，以及解決該問題的重要性。
例如，假設您為一家手表制造商工作。您的項目是生產一種更簡單、更便宜的手表，這種手表不僅能吸引奢侈品客戶，還能吸引新的客戶群體。
樣本摘要：
在最近的客戶反饋會議上，52% 的客戶表示需要更簡單、更便宜的產品。在對選擇競爭對手手表的顧客進行的調查中，87%的顧客都提到了價格。為了更好地服務現有客戶并打入新市場，我們需要開發一系列價格適合這一市場的手表。
2.描述建議的解決方案或項目目標
既然已經概述了問題，就需要說明解決方案。與摘要或大綱不同的是，你需要對解決方案做出規定，換句話說，你需要讓讀者相信你的解決方案是正確的。這部分與其說是頭腦風暴，不如說是為您推薦的解決方案提供支持。
由于您是在項目開始時撰寫摘要，因此即使您還沒有規劃出所有成果和里程碑也沒有關系。但這是您概述項目過程中會發生什么的機會。如果您在制定項目主要交付成果和時間表的高層概述時需要幫助，可以考慮在開始編寫執行摘要之前創建一個項目路線圖。
我們繼續以執行摘要為例：
我們的新手表系列一開始將比目前最便宜的解決方案便宜 20%，根據材料和機芯的不同，有可能便宜 40% 或更多。為了能夠提供這些價格，我們將采取以下措施
提供新材料手表，可能包括硅膠或木材。
使用高品質石英機芯，而不是自制自動機芯。
推出可定制的表帶，偏重選擇性和靈活性，而非傳統的奢華。
請記住，每塊手表仍將受到嚴格的質量控制，以保持與我們現有產品相同的世界級速度和精度。
3.解釋解決方案的價值
在這一步中，您要開始更詳細地說明您的解決方案將如何影響和改善您在開頭概述的問題。如果有的話，預期結果是什么?在這一部分，您可以加入任何相關的財務信息、項目風險或潛在收益。您還應將項目與公司的目標或 OKR 聯系起來。這項工作與貴公司的目標有何關聯?
我們繼續以總結為例：
我們希望通過比目前最便宜的產品便宜 20% 到 40% 的新產品，打入休閑手表市場，同時繼續支持我們的奢侈品牌。這將有助于我們實現 22 財年的目標 3：發展品牌。這些新產品有可能帶來超過 300 萬美元的年利潤，這將幫助我們實現 22 財年的目標 1：年利潤 700 萬美元。
與客戶的初步反饋會議表明，低價選擇不會影響奢侈品牌的價值或聲譽，但這是設計過程中需要考慮的風險。為了降低這一風險，該產品的營銷團隊將在上市前六個月開始制定進入市場的戰略。
4.最后陳述該職位的重要性
當您與高管利益相關者分享了所有這些重要信息后，最后一部分就是幫助他們理解這份工作對組織的影響和相關性的機會了。如果有的話，他們應該從你的總結中得到什么?
我們總結的一個例子：
更便宜、更具差異化的產品不僅能讓我們打入新市場，還能積極擴展我們的品牌。由于這些新產品的重點以及對廉價手表的預期需求，我們預計每年的市場份額將增加 2%。
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