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發(fā)布時(shí)間：2023-10-26 14:00
除非你天生擁有完美的記憶力，否則你需要找到一種清晰而有邏輯性的任務(wù)調(diào)度方式。理想情況下，它應(yīng)該是一種對(duì)你有意義的形式。計(jì)劃可以是一張涂鴉的筆記或一堵貼滿便條的墻，也可以是最先進(jìn)的自動(dòng)電子日歷，但最重要的是要讓你的計(jì)劃適合你。它應(yīng)該是你可以輕松參考并相信上面的信息的東西。
1.以視覺和“模擬”方式規(guī)劃
在一個(gè)智能手機(jī)和平板電腦已經(jīng)將日歷電子化的時(shí)代，幾乎不再需要將事情寫下來，很容易忽視一個(gè)大型的非數(shù)字日歷包含了所有任務(wù)清單的權(quán)力和及時(shí)性。雖然跟蹤你的時(shí)間、任務(wù)和截止日期的應(yīng)用程序是一個(gè)福音——如果你經(jīng)常咨詢它們，并保持它們更新并設(shè)置及時(shí)提醒，它們可能是你唯一需要的。但它們有一個(gè)主要缺點(diǎn)：它們很容易被忽略。假設(shè)在上課或與朋友在酒吧時(shí)，警報(bào)響起。你可能會(huì)承認(rèn)它;也許你會(huì)暫停它，或者你可能會(huì)完全忽略它。其余的時(shí)間里，你讓應(yīng)用程序在后臺(tái)運(yùn)行，但通常它保持不可見，直到下一個(gè)提醒聲響起。
通過任務(wù)類型：用一種顏色標(biāo)記長(zhǎng)篇文章(比如1000字或更多字)，用另一種顏色標(biāo)記短篇寫作任務(wù)，用第三種顏色標(biāo)記需要準(zhǔn)備或修訂的課堂測(cè)試，用第四種顏色標(biāo)記需要在特定日期提交的在線練習(xí)，依此類推。這是一種有用的方案，因?yàn)樗梢宰屇愦笾铝私饷總€(gè)任務(wù)的大小，以及告訴你它何時(shí)到期。如果你將長(zhǎng)篇任務(wù)指定為需要相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間來寫的任務(wù)，并且你有一個(gè)在一個(gè)月左右的時(shí)間里有三個(gè)紅色截止日期的期間，你就知道你需要立刻開始處理其中的至少一個(gè)!
按模塊：按模塊對(duì)任務(wù)進(jìn)行顏色編碼有助于區(qū)分待辦事項(xiàng)，避免在日歷上看到令人生畏的、無法區(qū)分的任務(wù)大量。這種方案在學(xué)期初開始時(shí)不會(huì)起到多大作用，但一旦你了解了你的模塊是如何運(yùn)作的，它就會(huì)發(fā)揮出色。如果你知道某個(gè)模塊的任務(wù)特別困難，或者總是需要比你想象的時(shí)間更長(zhǎng)，你可以相應(yīng)地調(diào)整你的計(jì)劃。但要注意不要陷入將藍(lán)色任務(wù)標(biāo)識(shí)為特別令人不快的任務(wù)，并開始推遲它們的陷阱...
無論使用哪種顏色方案，記住要為非學(xué)術(shù)項(xiàng)目保留幾種顏色。如果你有社交活動(dòng)的固定日期——和朋友一起去看演唱會(huì)，或預(yù)先安排好的一夜旅行，確保你將它們添加到你的日歷中。你可能看起來在兩個(gè)大作文之間有一個(gè)大的空白空間，但如果你在這段時(shí)間里離開了城市，你需要知道你不能利用這段時(shí)間!
2.隨著任務(wù)的到來，將任務(wù)添加到你的計(jì)劃中
有效管理截止日期的關(guān)鍵不僅僅是將所有任務(wù)列在一個(gè)地方。它是能夠充分信任和依賴于你的計(jì)劃系統(tǒng)。如果你不能瞥一眼你的日歷，知道它準(zhǔn)確反映了你需要做的一切和你需要在何時(shí)完成它的日期，遲早你會(huì)陷入麻煩。即使你使用了一個(gè)功能強(qiáng)大的全自動(dòng)計(jì)劃系統(tǒng)，擁有大量鈴聲、功能和計(jì)劃好的提醒，你也需要給它可靠的輸入，以便它能夠發(fā)揮作用!在沒有任何計(jì)劃工具，無論多么強(qiáng)大，都無法幫助你的一個(gè)領(lǐng)域，即首次輸入你的任務(wù)的簡(jiǎn)單行為。如果你的日程安排不知道你需要做什么，它不能幫助你完成任務(wù)!
所以這是你需要練習(xí)絕對(duì)紀(jì)律的地方。你一旦知道一個(gè)截止日期，就將它添加到你的墻日歷、計(jì)劃應(yīng)用程序，或兩者都添加。這通常會(huì)在模塊的最開始：閱讀大綱，看一下整個(gè)學(xué)期需要的作業(yè)，并將它們添加。如果較小的任務(wù)是后來添加的，請(qǐng)確保你在記下并添加到你的日歷時(shí)要勤奮。要積極尋找在學(xué)期初可能不會(huì)最終確定的日期，如考試或?qū)嶒?yàn)室評(píng)估。一旦你知道了它們的截止日期，就立刻添加到你的日歷中。
在大學(xué)，你可能會(huì)第一次或比以前更多地面臨多任務(wù)處理的挑戰(zhàn)。如果你是那種喜歡一次完成任務(wù)并在完成后核對(duì)它的人，你可能會(huì)覺得同時(shí)進(jìn)行多個(gè)項(xiàng)目相當(dāng)令人不安。以下是保持理智的方法：
1.了解并最小化上下文切換
“上下文切換”是一個(gè)源自計(jì)算領(lǐng)域的術(shù)語，它指的是需要保存應(yīng)用程序或進(jìn)程的狀態(tài)，這些應(yīng)用程序或進(jìn)程在進(jìn)行到一半時(shí)需要被暫停，并在稍后從那個(gè)狀態(tài)繼續(xù)運(yùn)行。計(jì)算機(jī)處理器資源是有限的，所以當(dāng)一個(gè)處理器密集型的任務(wù)出現(xiàn)，它比之前運(yùn)行的任務(wù)更重要，計(jì)算機(jī)必須將在內(nèi)存中保存不太重要任務(wù)的進(jìn)度，并稍后完成它。正如你在你的筆記本電腦因?yàn)槟阋呀?jīng)打開了幾天并且所有的Office程序加上四十多個(gè)瀏覽器窗口而開始“磕磕絆絆”，上下文切換是有代價(jià)的。將任務(wù)的進(jìn)度保存在內(nèi)存中的過程消耗時(shí)間和資源，后續(xù)從計(jì)算機(jī)離開的點(diǎn)恢復(fù)任務(wù)的過程也是如此。這個(gè)類比對(duì)你的大腦是很合適的，它越來越被生產(chǎn)力理論家用來解釋當(dāng)我們進(jìn)行多任務(wù)處理時(shí)，失去時(shí)間的原因。
如果你是新手多任務(wù)處理和管理多個(gè)截止日期，就像許多本科生一樣，上下文切換可能是你失去時(shí)間的主要方式之一，即使當(dāng)你感覺自己正在全力工作時(shí)。假設(shè)你有三項(xiàng)在同一天截止的任務(wù)。你為每個(gè)任務(wù)感到焦慮，你感到有必要在這三項(xiàng)任務(wù)上取得進(jìn)展。在處理一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，你突然被另一項(xiàng)之前感到困擾的任務(wù)的一個(gè)想法分散了注意力。于是，你立刻最小化包含第一個(gè)任務(wù)的窗口，打開第二個(gè)任務(wù)，并決定要添加你剛剛想到的這個(gè)想法。但在你這樣做之前，你必須回憶一下那項(xiàng)任務(wù)的結(jié)構(gòu)。嘗試快速閱讀它，找到你想要插入新想法的地方。一旦你添加到第二個(gè)任務(wù)后，回到第一個(gè)任務(wù)，也重新閱讀它，以提醒自己你的進(jìn)展。
如果你正在處理多個(gè)任務(wù)，那么你的無意識(shí)大腦很可能在任何給定時(shí)刻意識(shí)到的內(nèi)容與你當(dāng)前意識(shí)到的內(nèi)容完全不同。只要你知道如何最好地掌握它不斷向你的意識(shí)大腦扔的思想混合，這可能是一件非常有用的事情。但是，如果你允許自己在每個(gè)想法發(fā)生后立刻將它追蹤到最后，你將會(huì)非常低效，即使所有的中斷都與工作相關(guān)。由于電話、短信、電子郵件和社交媒體通知引起的干擾，很可能你永遠(yuǎn)都不會(huì)持續(xù)超過幾分鐘地工作在一個(gè)任務(wù)上。下一刻你就被打斷了，不得不花費(fèi)寶貴的“處理能力”來提醒自己你停下的地方。事實(shí)上，我們需要不斷進(jìn)行上下文切換，以至于在頻繁的上下文切換期間，根據(jù)Trello生產(chǎn)力應(yīng)用程序制作者的這篇有趣的博文，我們會(huì)暫時(shí)失去智商。
那么，你如何抵抗上下文切換的沖動(dòng)呢?
在工作時(shí)進(jìn)入“離線模式”。關(guān)閉手機(jī)，禁用電子郵件通知，并盡量減少25分鐘工作(見下面的拖延部分，為什么這是一個(gè)好數(shù)字)后的五分鐘在線時(shí)間作為獎(jiǎng)勵(lì)。
在工作時(shí)在旁邊放一個(gè)記事本，用它來記下任何關(guān)于你目前不應(yīng)該工作的任務(wù)的想法。這些筆記將幫助你喚起記憶，并確保有價(jià)值的無意識(shí)大腦活動(dòng)不會(huì)被浪費(fèi)，同時(shí)最大限度地減小了在你現(xiàn)在正在做的事情的“處理成本”。
在開始主要任務(wù)之前，處理任何小而容易完成的任務(wù)或壓力。如果你的大腦受到需要完成的小行政事項(xiàng)、需要打電話的事項(xiàng)或需要發(fā)送的電子郵件的困擾，這些事情可能會(huì)反復(fù)分散你的注意力，使你遠(yuǎn)離主要任務(wù)。即使你必須花一整個(gè)早上、下午或晚上處理小潛在的分散注意力的任務(wù)，然后再開始工作，當(dāng)你真的開始工作時(shí)，你將得到更有生產(chǎn)力和高效的環(huán)境。然而，一個(gè)重要的警告：不要去尋找小任務(wù)，讓自己忙于其中，只是為了避免去處理更大、更有挑戰(zhàn)性的工作塊!
2.學(xué)會(huì)識(shí)別飽和度
雖然不計(jì)劃的上下文切換對(duì)有限的精神資源是有負(fù)擔(dān)的，它很重要的是要認(rèn)識(shí)到你并不總是必須在開始另一個(gè)任務(wù)之前看到一個(gè)任務(wù)的完成。你可能熟悉80/20法則，它提出我們?cè)谝粋€(gè)給定任務(wù)上花費(fèi)的前20%時(shí)間是我們完成80%有用工作的地方(它的推論是我們花剩下的80%時(shí)間來完成工作的最后20%)。這是因?yàn)樵诨ㄙM(fèi)一定時(shí)間在一個(gè)給定的任務(wù)上之后，我們會(huì)達(dá)到飽和狀態(tài)，并不再能夠高效地應(yīng)用自己到這個(gè)特定的過程。飽和感覺很像無聊，事實(shí)上，感覺無聊或?qū)δ阋呀?jīng)進(jìn)行了一段時(shí)間的任務(wù)感到沮喪可能是飽和的癥狀。(當(dāng)然，任務(wù)也可能只是乏味的。
如果你已經(jīng)飽和了一個(gè)特定的任務(wù)，將其放在一邊，專注于其他事情。無論是應(yīng)得的休息還是需要開始的另一個(gè)任務(wù)。如果新任務(wù)與之前的任務(wù)足夠不同，你應(yīng)該會(huì)發(fā)現(xiàn)你的飽和度不會(huì)傳遞過來，新任務(wù)將使你在精神上“清新”。識(shí)別和管理飽和度(并將不能在一項(xiàng)任務(wù)上花費(fèi)更多時(shí)間與簡(jiǎn)單不愿意做它相區(qū)分)是你學(xué)會(huì)有效多任務(wù)處理的最重要的技能之一。飽和度也是在截止日期之前開始處理你的作業(yè)的主要原因之一。如果你開始處理明天截止的作業(yè)并達(dá)到飽和點(diǎn)，那就太倒霉了!無論你的大腦效率有多低，你都必須把它拖到終點(diǎn)。
3.主動(dòng)計(jì)劃任務(wù)切換和休息時(shí)間
掌握多任務(wù)處理的藝術(shù)的一部分在于實(shí)際地評(píng)估你可以在你的時(shí)間里做什么和不能做什么。盡管沒有計(jì)劃的上下文切換會(huì)嚴(yán)重影響你的生產(chǎn)力，但你應(yīng)該計(jì)劃在任務(wù)之間定期切換。不要允許任何一個(gè)任務(wù)占用你的時(shí)間以犧牲其他任務(wù)。計(jì)劃在同一項(xiàng)任務(wù)上連續(xù)工作四個(gè)小時(shí)，有可能在你完成分配的時(shí)間之前達(dá)到飽和點(diǎn)。
同樣，計(jì)劃在沒有休息日的情況下連續(xù)工作七天，你最終會(huì)讓自己感到失望，感到不足，可能會(huì)完全放棄你的計(jì)劃。要認(rèn)識(shí)到，你的大腦在任何給定任務(wù)上最多只能投入一兩個(gè)小時(shí)(除非明天就要完成，當(dāng)然!)，并通過在休息后或第二天回到第一項(xiàng)任務(wù)來保持清醒。
如果你決定不工作，也要做出積極的決定。如果你有一個(gè)模糊的工作計(jì)劃，卻沒有完成任何工作，你會(huì)感到內(nèi)疚，而你不工作的時(shí)間也不會(huì)得到良好的利用。要積極地決定放松一下，讓頭發(fā)放下，你會(huì)覺得休息時(shí)間是一種應(yīng)得的獎(jiǎng)勵(lì)，并且因此更加清新，回到工作狀態(tài)。
你可能已經(jīng)很清楚拖延看起來是什么樣子的，可能是像啟動(dòng)筆記本電腦開始處理作業(yè)，然后整個(gè)上午都花在沖浪網(wǎng)站、查看社交媒體動(dòng)態(tài)和發(fā)布Instagram帖子上。但減少拖延行為的關(guān)鍵是要理解它有許多不同的形式，不是所有的拖延都一樣。MindGym公司的企業(yè)生產(chǎn)力咨詢公司共同創(chuàng)始人Sebastian Bailey認(rèn)為有五種不同的拖延類型，其中包括自滿情緒(“這很容易;我隨時(shí)都可以做”)、逃避不適、害怕失敗、情緒狀態(tài)(“我現(xiàn)在太緊張了”)和行動(dòng)幻覺。
如果你是第一次要平衡多個(gè)截止日期，特別值得注意的是這種拖延的形式。這是因?yàn)榧词乖谖覀兣?shí)現(xiàn)目標(biāo)時(shí)，它也可能讓我們走上危險(xiǎn)的道路，或者至少我們認(rèn)為是這樣。行動(dòng)幻覺的拖延者告訴自己工作一定是在進(jìn)行中，因?yàn)樗麄冊(cè)谂ぷ?hellip;…在某些事情上。如果你有四個(gè)不同模塊的作業(yè)要交，你很容易告訴自己你正在全力以赴，因?yàn)槟阋呀?jīng)為一個(gè)課程做了所有的額外閱讀，或者因?yàn)槟阋恢痹跐?rùn)色你喜歡的作業(yè)，而其他作業(yè)則閑置不用。或者你可能把所有的時(shí)間都花在反復(fù)制定和修改任務(wù)計(jì)劃上，而根本沒有開始任務(wù)本身!
1.迫使自己集中精力處理不愉快的事情
一旦你確定了你的拖延點(diǎn)——無論是通過完全回避工作還是只集中在任務(wù)清單上最令人愉快的任務(wù)上，都有各種方法可以讓你自律，迫使自己集中精力處理你真的不想面對(duì)的任務(wù)。
定時(shí)方法：有許多解決拖延問題的方法，它們建議你為不愉快的任務(wù)分配一定的時(shí)間，然后用休息或做其他事情來獎(jiǎng)勵(lì)自己。
流行的番茄工作法起源于軟件開發(fā)。它主張工作25分鐘后休息5分鐘，每四個(gè)工作塊后有一個(gè)較長(zhǎng)的休息。
MindGym公司提倡“追求五”的原則，用于極不愉快的任務(wù)或?qū)е聵O大心理阻礙的任務(wù)。只花5分鐘試圖理解你的任務(wù)，然后重新評(píng)估。五分鐘后，決定是否繼續(xù)。如果任務(wù)仍然讓你不知所措，稍后再回來，再花五分鐘。如果現(xiàn)在看起來更容易處理，再花五分鐘，然后重新評(píng)估。想法是你會(huì)逐漸獲得完成任務(wù)所需的動(dòng)力，花更多時(shí)間來完成它。即使需要一段時(shí)間，你也會(huì)一點(diǎn)一點(diǎn)地完成它。
獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)：為自己設(shè)定一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)的學(xué)習(xí)時(shí)間目標(biāo)，并獎(jiǎng)勵(lì)自己。在完成后，獎(jiǎng)勵(lì)自己觀看最喜歡的電視節(jié)目、社交媒體時(shí)間、游戲時(shí)間或與朋友喝酒。如果你能把一個(gè)任務(wù)分解成清晰可管理的塊，并對(duì)什么構(gòu)成進(jìn)展有很好的理解，這種方法效果很好。
可視化：將自己想象成在24小時(shí)后。完成任務(wù)后，你會(huì)有什么感覺?欣喜?寬慰?解脫?沒有完成任務(wù)后，你會(huì)有什么感覺?沮喪?焦慮?自我厭惡?為了未來的自己做最好的事情可以是通過克服心理障礙并完成不愉快的任務(wù)的有力方式!
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